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奇鱼吴凯:怎样用大数据提升企业运营效率
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2017-02-24 11 11


8月24日,GIEC2016第二届全球互联网经济大会暨ECECHINA第七届中国电子商务博览会在北京国际会议中心完美落幕。鱼微办公副总裁吴凯给我们带了精彩的演讲,他演讲的主题是:怎样用

大数据提升企业运营效率。    


演讲内容如下:


我给大家带来的主题叫,大数据提升企业运营效率。我们知道对于一个小公司,比如说3-5个人的小公司它是不需要太多管理,运营效率也不需要做太多考虑,因为这时候人很少,它的企业主稍微花点精力都能管理得过来,但是当一个公司逐渐长大的时候,当人数增加到20人、30人、50人、100人的时候很多运营的问题就会暴露出来。这里我们总结了企业运营三大核心问题:第一,如何及时的洞察风险。比如说每个企业它都有自己的销售团队,但是你的销售人员比较多有几个小队的时候,其中某一个小队或者某一个分公司的业绩出现了问题,但是整体的业绩大盘还在往上走好的时候,这样的风险能否有效的知道?第二,如何有效的优化团队,怎么样把不合格的人找出来淘汰掉,把干的最好的人能够及时的鼓励,从而让团队的整个士气能够往上来升。第三,如何持续的提升人效,怎么样把一个普通的销售员变成顶尖的销售员,这些都是需要持续讨论和改进的问题。


在解决这些问题的时候通常的做法,比如我们说我们要发现风险,通常采用的方式就是会议或者汇报。如果人多一点就开一个会,人少一点可以当面里汇报。如果优化团队无非采用绩效考核,人才盘点的方式。提升通过留存制度的保证,比如说导师制度,学徒制,一带一,或者搞一些专业培训这样的方式,但是每个人都在企业待过或者都有自己的公司,也应该体会到这几点都不好做,或者我们采用这样的方式通常收效都甚微。有什么样的问题呢?比如我们采用会议汇报的方式,本来想能够及时知道当前业务的问题。但是实际上在开会的时候,通常是报喜不报忧,大家一般有问题喜欢自己解决,而不喜欢给这些老板知道,一直到后来解决不了了才暴露出来,但是这时候可能已经晚了。绩效考核,人才盘点,我们想通过这种方式来定位到合适的人,但是这种方式的主观性很强,很难量化。我们想通过流程制度和专业培训来提升人效,但是实际上这些培训往往和员工的实际工作,这需要一个转换的过程,消化起来会比较慢,而且很难起到直接的效率。


我们怎么来帮助解决这些问题呢?首先我们提供了一个产品,我们叫一体化移动办公产品。什么叫一体化?就是我们把企业办公和运营过程中的所有的工作总结出了12个模块,它涵盖了像在线沟通,公告,日程管理,等等这样的一些OA的系统。也包含了像一些客户管理,客户跟进,合同管理等等这样的CM工具,以及第三块就是我们的项目管理,任务管理跟实际上办公中做事相关的事情,总结出了12个模块,然后整合成一个统一的产品。通过这样的产品我们会发现员工在工作过程中产生的所有的信息,所有的数据都在不知不觉的过程中变成了电子化的,然后在电子化之后我们就可以在此基础上来给他做一定的分析,来提升员工的人效。


我们能够接入什么样的数据?首先通过微办公产品的功能我们可以积累到大量的业务数据。比如员工出勤,工作时长的考勤数据,或者对于销售外访有他的外勤数据以及员工请假数据。第二,对于销售而言,我们可以跟踪到他的线索寻找,客户录入,到客户跟进,到客户二次拜访,然后到最后成单,合同签订的整个过程。在这个过程中我们可以把整个的销售的业绩、人效,以及我们公司的全部收入关联起来。第三,工作相关的,比如说完成了任务的数据,项目的数据,汇报的数据,所有的这些业务数据,由于所有的功能是我们自己开发,所以我们可以把它沉淀下来。


第二类,为了能够更好的提升我们客户的运营效率,我们还对外接入了很多第三方的数据,比如说我们接入了八千万条企业的工商数据,以及数千万条企业联系方式,比如电话和官网。数亿条企业招聘信息,这给每家企业当前的业务状况实现一个很好的刻画。这些数据有些是我们通过合作的方式互换,有些是通过网上抓取,通过这些数据可以帮助我们的客户更好的跟进他们的销售过程。在这个数据基础之上我们可以做很多事情,首先第一个事情,我们可以把用户办公过程中产生的数据做一个综合分析产生出一个报表。比如对于出勤,我们可以产生一个考勤的报表,谁加班比较多,谁迟到比较多,谁的工作时长比较长,谁的比较短都可以一目了然。对于员工的外勤拜访,我们也可以结合地图的信息得到一个全面的统计,而且可以一目了然,比如今天多少个员工在外访,他们主要拜访什么区域,是不是在见客户,都可以看得清。


另外,关于销售过程,由于我们的数据沉淀下来了,所以我们可以很好的看到整个销售中转换情况。比如从线索录入,客户录入,到第一次跟进,到电话拜访,到他的第一次面谈,上门拜访,到第二次拜访,等等,然后到最后的销售成单,产合同,合同收款,我们都可以看得很清楚,具体在哪一步转化率比较高,哪一步比较高,我们就可以对症下药加以解决,加以提升。


第三,对于任务,直接涉及到员工人效的。现在整个公司的员工在做什么事,哪些事是处于延迟的状态,哪些事按期完成,哪些事超出预期都可以看的很清楚。所以有了这些报表以后,一些勤劳的企业主可以通过这些报表能够把企业的整个状况给看得清。但是光有这些够不够呢?我们觉得完全不够。因为光有报表的话,报表的解读其实是要看人的,即使把报表的信息展现的很全,但是是否能够理解它背后的价值,是否能够直接折射到自己的运营状况中来,是否能够产生有效的解决方案,这些我们觉得还是需要很高的成本的,甚至说一个大的企业它可能需要一个专门的数据分析师,或者专门的数据分析团队才能解读这些数据,我们觉得这个太重了。所以我们推出了第二款产品,我们管它叫智能简报。什么叫智能简报呢?它的意思就是说我们在这些数据报表的基础上,加以一个智能的分析,通过机器学习和数据分析的方法,来自动分析他的办公数据。这里有些事情是通过技术做到的,有些事情是只有这样做才能做到。通过技术的方法我们可以知道什么样的点,比如说你的考勤率到什么程度是需要关注的,突然到了什么样的漏斗转化率是比较好的,什么时候出现问题了,这样可以通过技术统计方式来得到。另外一块,由于我们微办公上万的客户,所以我们可以在这个业务基础上统计,像在房地产行业,它的外勤拜访是什么情况,销售漏斗有什么样的经验公式,有什么样的经验数据我们是可以知道的,这样的话对于一个企业,它只能基于自己的分析现状来得到一个历史上的数据进行对比。但是不了解同行业的情况,这时候我们能够给它。


第二,在分析这些数据的基础之上,我们还使用了NLG技术。就是说我们能够把数据分析结果总结成自然语言,从而让每个企业主不需要有太多数据分析背景和能力,就看得懂,就能对企业做到零成本的掌控。下面我们看一个例子,这个是我们自己的一个分公司的实例,比如说我们可以给它每周或者每个月生成一个东西,我们管它叫智能简报。其中对于大多数企业主可能只看第一块内容就足够了。第一块我们叫重点关注,我们直接给他一些结论性的语句。比如第一句,销售效能突然下降,根据记录比上周下降了36%。这个谁都看得懂。第二,员工消极怠工,整个迟到状况非常不堪。第三,团队执行力需要加强。所以有了这些结论后,我想每个老板都知道下一步要干什么事。然后后面附上详细的状况和统计数据,最后还会给出,比如究竟它的哪个团队出现了问题。现在我们只是针对企业主来开放这个功能,之后我们扩大到团队级别,分公司级别,让每一层管理者根据这个来做出很好的判断。


第三,针对用户的实际日常的使用,我们也把大数据和智能化嵌入到我们的服务当中或者我们的产品当中。我这里只介绍一个例子,我管它叫智能CRM。其中我们看两个功能:第一,叫销售线索一键搜索个性化智能排序。我们知道销售有三分之一到40%的时间都花在找寻客户上或者说寻找销售线索上。所以我们整合了八千万家企业的工商数据,以及数千万家企业联系方式数据,把它们整合到一块,让销售线索寻找这件事情变得非常简单。同时这里会有很多细节的问题,像一个销售团队可能有十个人,每个人都要寻找销售线索。像他们都来搜索同一个词“消防”。如果我们不做任何处理的话,可能每个人看到的结果都是一样的,这样的话就会让他们一块同一个客户,或者同一批客户打电话,这样的话同一批客户会造成反复骚扰,同时它的转化率可想而知。所以我们做了两层个性化,第一层就是针对人的个性化,每个销售即使是同一个公司,每一个销售看到的内容也是不一样的,这样他就能很有效的错开。第二,关于行业的个性化。比如不同的公司搜索“消防”这个词,我们会结合它CRM历史数据,它在同类的行业它的一个客户构成是什么样的,大概是什么样的规模和关注什么点。然后根据这些特征帮助它把排序做的更好,来提升它的销售转化率。


第二个功能,我们管它叫客户详情一键查询。当一个销售拿到一个销售线索的时候,剩下的就是如何把这个线索转化为一个实际的客户,转化为一个实际的合同。这个时候我们发现一个Top销售和一个普通的销售人效差别是很大很大的。我们也观察了我们很多销售的例子和我们客户他们销售的一些情况,我们发现Top销售和普通销售相比,他们会在很多细节上做的非常到位。比如Top销售拜访一个客户前会对客户情况做全方面的了解,比如这个客户规模有多大,它的企业主是谁,它主营哪些业务,成立时间是什么时候,业务重点是什么,当然业务重点有很多因素来反推出来,比如最近在招什么样的职位,在招技术类职位还是销售类的的等等等等。通过这些蛛丝马迹就可以判断,比如说这个客户或者说这个销售线索,它和当前公司的产品的匹配程度如何,它是否应该给它推销公司的产品,还是说应该直接放弃。如果给它推销公司产品的话应该着重介绍哪几个功能。所以这是Top销售拜访前已经养成的习惯工作。我们怎么让普通的销售也能做到这些?一个是传统的方式就我们通过流程制度的方式来约束。大家事实证明这样做的效果很差。我们的方式是直接把他嵌入到销售环节当中,把它变成一个随手可及的工具。这样的话当销售拜访客户的时候,只要把客户的名称输进去,我们就可以把客户的信息直接关联出来,甚至下一步我们会直接在这个基础之上关联上它自己公司一些的销售经验给他推出来,这样就把普通的销售的效果大幅度提升,提升到接近Top销售的情况。


所以我们可以回顾一下,我们的产品叫微办公。首先我们做了12个与办公,和项目和任务管理相关的模块,通过这些模块我们就把一个企业在线下办公的数据和在线下销售的数据都搬到网上,把它做成电子化。然后在电子化基础上我们通过数据报表和智能分析的方式就能够有效的帮助企业主洞察企业的一些风险,然后帮助他提前做好准备作出判断。同时,我们能够通过智能分析的方式和报表,帮他自动来统计人效,帮他自动的来判断哪些员工需要保留,哪些员工工作时长明显高于别人,而且效果也明显高于别人,需要鼓励和提拔。同时,我们通过一些智能化的工具,比如说智能CRM等等,来把它嵌入到员工工作的日常环境中,能够润物细无声来提升员工的工作人效。所有的这些合到一块,就能够有效的提升企业的运营效率,降低管理成本,从而创造出更好的业绩。


温馨提示:本文为速记初审稿,保证现场嘉宾原意,未经删节,或存纰漏,敬请谅解。


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